Informação dispersa
Documentos espalhados entre papel, pastas e sistemas, sem uma fonte única.
Solução · Gestão Documental
Organize, controle e governe todo o acervo institucional.
Estruturamos a gestão documental de ponta a ponta, do diagnóstico do acervo à implantação do sistema, construindo a base sobre a qual toda a transformação digital acontece.
Consultoria arquivística + a plataforma própria da SOS Docs (DocZ).
Primeira Onda · TDO + IA
A base de toda a transformação digital.
Na Transformação Digital em Ondas, a Gestão Documental é a primeira — e mais decisiva. Ela não apenas organiza documentos: constrói a fundação segura, estruturada e sustentável para tudo o que vem depois.
Os desafios
Quanto custa a desorganização documental?
Sem uma gestão documental estruturada, a informação vira risco — jurídico, operacional e financeiro.
Sem controle de prazos
Ausência de temporalidade: não se sabe o que guardar, por quanto tempo ou o que descartar.
Risco jurídico
Descarte indevido ou guarda irregular geram passivos legais e falhas de conformidade.
Custos crescentes
Acervos desorganizados elevam o custo de guarda física e de armazenamento.
Baixa rastreabilidade
Localizar um documento vira uma caça ao tesouro, atrasando decisões e auditorias.
Digitalizar o caos
Digitalizar sem organizar antes apenas multiplica a desordem — em formato digital.
O que entregamos
Um projeto completo, de ponta a ponta.
Conduzido por equipe própria — arquivistas, analistas e engenheiros — com método e a tecnologia da plataforma SOS Docs.
Diagnóstico e mapeamento da produção documental
Elaboração ou revisão dos instrumentos arquivísticos
Organização, higienização e indexação de acervos
Implantação de SIGAD (DocZ) com equipe especializada
Programa de Gestão Documental (PGD) institucional
Preparação do acervo para digitalização e preservação
Conceitos-chave
O vocabulário da gestão documental, sem juridiquês.
Os instrumentos que transformam um amontoado de documentos em um acervo governado.
Programa de Gestão Documental (PGD)
O plano que define como cada documento nasce, é usado, arquivado e eliminado — a espinha dorsal da governança.
Código de Classificação
Organiza os documentos por função e assunto, para encontrar tudo por lógica — não por memória.
Tabela de Temporalidade
Define por quanto tempo guardar cada documento e o que fazer no fim do prazo: eliminar ou preservar.
RDC-Arq
O repositório digital confiável para a guarda de longo prazo do que tem valor permanente.
Preparação para digitalização
Classificar e organizar antes de digitalizar, para transformar em informação — e não digitalizar o caos.
Governança da informação
As políticas, papéis e controles que mantêm o acervo confiável e auditável ao longo do tempo.
Metodologia de implantação
Do diagnóstico à governança contínua.
Um caminho estruturado, com entregas claras em cada etapa — sem pontas soltas.
01
Diagnóstico
Mapeamento do acervo e da produção documental, identificando volumes, tipologias e riscos.
02
Instrumentos arquivísticos
Elaboração ou revisão do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade.
03
Organização do acervo
Higienização, classificação e indexação dos documentos físicos e digitais.
04
Implantação do SIGAD
Configuração e implantação do DocZ, com migração e capacitação das equipes.
05
Governança contínua
Programa de Gestão Documental em operação, com monitoramento e melhoria constante.
Conformidade & governança
Aderência total à legislação arquivística brasileira.
Cada projeto é conduzido por consultoria especializada e entregue em conformidade com as normas que regem a informação pública.
- CONARQ
- e-ARQ Brasil
- Lei de Arquivos (8.159/91)
- Decreto 10.278/2020
- RDC-Arq
- LGPD
- LAI
Resultados esperados
Uma fundação que sustenta cada onda seguinte.
O que a sua instituição ganha quando o acervo passa a ser governado.
Acervo classificado, rastreável e em conformidade legal
Redução de custos de guarda e do tempo de localização
Base sólida para digitalização, automação e IA
Segurança jurídica e prontidão para auditorias
Governança da informação sustentável e duradoura
Tecnologia
Os produtos que sustentam a solução.
A consultoria é operada com a plataforma própria da SOS Docs.